Tietosuojakäytäntö (GDPR)

Tietosuojakäytäntö (GDPR)

Tietosuojaa ja markkinointia koskeva käytäntö

1. Yleistä
Tietosuojaa ja markkinointia koskevassa käytännössä (jäljempänä ”tietosuojakäytäntö”) kuvataan, kuinka Fragus Group (yritystunnus 556576–0252, Alfagatan 10, 431 49 Mölndal, puh. +46 (0)31 27 70 40, sähköposti: info@fragus.com, jäljempänä ”Fragus” ja ”me”) kerää, käsittelee, luovuttaa ja tallentaa henkilötietoja.

1.1 Tietosuojakäytäntöä sovelletaan Fragusin toimittaessa ostettuja palveluja ja tuotteita, hoitaessa huoltoon liittyviä asioita sekä muun kanssakäynnin yhteydessä, kuten verkkosivuilla vieraillessa. Tietosuojakäytäntö kattaa myös henkilötietojen käsittelyn Fragusin tilin omistamisen yhteydessä (jäljempänä ”tilin omistajat”).

1.2 Haluamme kaikkien pystyvän luovuttamaan henkilötietonsa meille luottavaisin mielin. Tämän tietosuojakäytännön tarkoitus on osoittaa, kuinka varmistamme henkilötietojen käsittelyn voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä
Fragus on rekisterinpitäjä ja vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Fragus toimii rekisterinpitäjänä myös henkilötiedoille, joita käsitellään Fragus-tilin omistamisen yhteydessä.

3. Milloin henkilötietoja käsitellään?

3.1 Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta voit vierailla verkkosivustollamme, ostaa tuotteita tai palveluja ja ottaa meihin yhteyttä palvelun tai tietojen saamiseksi.

3.2 Fragus kerää ja käsittelee henkilötietoja sinusta, kun teet ostoksia Fragusin verkkosivustolla, käytät Fragusin tukea, vierailet Fragusin verkkosivustolla tai Fragusin järjestämässä tapahtumassa tai kun olet muulla tavoin vuorovaikutuksessa Fragusin kanssa. Sinusta varausten ja ostojen yhteydessä kerättyjä tietoja tarvitaan sopimuksen solmimiseen Fragusin kanssa ja siihen, että Fragus pystyy tarjoamaan palveluja ja tarjouksia.

3.3 Jos olet rekisteröitynyt asiakas, Fragus kerää sinusta tilin perustamisvaiheessa antamasi tiedot. Fragus kerää sinusta tietoja myös ajalta, jonka olet tilin omistaja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi ostohistoria, toimintasi Fragusin verkkosivustolla sekä mistä tarjouksista olet ollut kiinnostunut lukemalla sähköpostin tai napsauttamalla linkkiä. Fragus käsittelee myös henkilötietoja, joihin se saa pääsyn tilisi kautta kunakin ajankohtana. Tilin omistajana voit milloin tahansa päivittää tietojasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@fragus.fi.

3.4 Keräämme ja päivitämme osoitetietosi kolmannen osapuolen osoitepalvelusta.

4. Mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme?

4.1 Fragusin asiakkaat
Fragus kerää ja käsittelee seuraavia tietoja sinusta asiakkaan ominaisuudessa, kun teet ostoksia ja käytät tukipalvelujamme:

• Nimi ja tunniste (henkilötunnus, kansallinen tunnus tai yritystunnus) 
• Osoite
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Maksutiedot
• Asiakasnumero
• IP-osoite ja tiedot siitä, kuinka käytät Fragusin verkkosivustoa

4.2 Tilin omistajat
Fragus kerää ja käsittelee seuraavia tietoja sinusta tilin omistajana:

• Nimi ja tunniste (henkilötunnus, kansallinen tunnus tai yritystunnus)
• Osoite
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Maksutiedot
• Tilitiedot
• IP-osoite ja tiedot siitä, kuinka käytät Fragusin verkkosivustoa
• Tiedot siitä, mistä tuotteista tai tarjouksista olet ollut kiinnostunut, miten hyödynnät uutiskirjettämme ja mihin tapahtumiimme olet ilmoittautunut
• Tiedot ostoistasi
• Tilin omistajuuteen liittyvät tiedot
• Nimike ja hyväksymisoikeus
• Tiedot ostoistasi
• Tilin omistajuuteen liittyvät tiedot

5. Miksi käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja?

5.1 Fragusin asiakkaat
Fragus käsittelee henkilötietoja eri tarkoituksiin. Pääasiallinen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Fragusilla on:

• Velvoitteidemme täyttäminen sinua kohtaan asiakkaana, kuten ostojen ja laskutuksen toteuttaminen ja tuen tarjoaminen.
• Yleisen asiakkaista huolehtimisen ja asiakaspalvelun mahdollistaminen, esimerkiksi kysymyksiin vastaaminen ja virheellisten tietojen oikaisu.
• Fragusin ja valittujen yhteistyökumppaneiden tuotteisiin ja palveluihin liittyvien tietojen ja markkinoinnin välittäminen postitse, sähköpostitse, teksti- tai kuvaviestillä tai puhelimitse.
• Asiakassuhteen hallinta ja palveluiden tarjoaminen.
• Relevantin tiedon ja mukautettujen tarjousten tarjoaminen uutiskirjeessä ja verkossa.
• Sen arvioiminen, mitä maksutapoja voimme tarjota, esimerkiksi luottotietojen tarkistuksen avulla.
• Tarjontamme parantaminen, esimerkiksi palvelujen, tuotteiden ja toimintojen kehittäminen.
• Petosten ehkäiseminen ja riskienhallinnan toteuttaminen.
• Sovellettavan lainsäädännön, esimerkiksi kirjanpitolakien, noudattaminen.

Tiedot voivat toimia perustana markkinointi- ja asiakasanalyyseille, markkinatutkimuksille, tilastoille, liiketoiminnan seurannalle sekä tuotteiden ja palveluiden ostoon liittyvälle liiketoiminnan ja menettelyjen kehittämiselle.

5.2 Tilin omistajat
Yllä olevan lisäksi Fragus käsittelee tilin omistajien henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Tilin sisällön hallinta. 
• Tilin tuomien etujen mahdollistaminen sinulle, kuten mahdollisuus tallentaa suosikkeja, hyödyntää esitäytettyjä tietoja, useampia maksuvaihtoehtoja ja sujuvampaa asioiden ja korvausvaatimusten hallintaa sekä lisätä useampi osoite. 
• Erikoistarjousten tarjoaminen.
• Viestinnän mahdollistaminen tilin omistajan kanssa postitse, sähköpostitse, puhelimitse tai teksti- tai kuvaviestillä.
• Henkilökohtaisten tarjousten, markkinoinnin ja tapahtumakutsujen lähettämisen mahdollistaminen puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai teksti- tai kuvaviestillä.

6. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

6.1 Fragus käsittelee henkilötietoja usean oikeusperusteen nojalla. Niistä kerrotaan tässä osiossa.

6.2 Käsittelemme muun muassa henkilötietoja, jotta voimme täyttää asiakkaan tai tilin omistajan kanssa solmitun sopimuksen velvoitteet esimerkiksi varausten ja ostosten yhteydessä sekä täyttää velvoitteemme tilin omistajia kohtaan esimerkiksi yksinkertaistetun hallinnon ja tilaushistorian muodossa. Käsittelemme tämän oikeusperusteen nojalla tilin omistajaa koskevia tietoja, kuten tietoja ostoista, toiminnasta kotisivullamme, vuorovaikutuksesta Fragusin kanssa sekä mielenkiinnosta tarjouksia ja tuotteitamme kohtaan, jotta voimme tarjota henkilökohtaisia tarjouksia.

6.3 Osa henkilötietojen käsittelystä perustuu niin kutsuttuun edunvertailuun. Tämä koskee esimerkiksi sellaista käsittelyä, jonka tarkoituksena on lähettää sinulle tarjouksia tuotteistamme ja palveluistamme sekä segmentoida asiakkaita esimerkiksi ostosten yhteissumman perusteella. Fragus ei käsittele arkaluontoisia henkilötietoja edunvertailun nojalla, eikä tee profiloinniksi katsottavaa tietojen käsittelyä edunvertailun nojalla.

6.4 Fragusilla voi tietyissä tapauksissa olla lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietojasi. Tämä koskee esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi.

7. Yhteenveto henkilötietojen käsittelystä

8. Profilointi

8.1 Fragus voi käsitellä henkilötietojasi profiloimalla, jos olet tilin omistaja. Jos olet tilin omistaja, analysoimme ostotietojasi ja tilitietojasi sekä tietoja siitä, miten käytät verkkosivustoamme, mistä tuotteista, palveluista ja tarjouksistamme olet ollut kiinnostunut, mitä uutiskirjeistämme olet lukenut ja mihin tapahtumiimme olet ilmoittautunut, tarjotaksemme sinulle tarjouksia, joiden uskomme sopivan sinulle, ja kutsuaksemme sinut tapahtumiin, joiden uskomme kiinnostavan sinua.

8.2 Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä profiloimalla. Se onnistuu soittamalla Fragusin tukeen tai lähettämällä viesti osoitteeseen info@fragus.com. Kun Fragus on vastaanottanut ilmoituksesi, Fragus lopettaa henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen.

9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

9.1 Henkilötietojasi säilytetään vain niin pitkään kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, johon ne kerättiin tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Fragus voi säilyttää tietoja pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi tai Fragusin oikeutettujen etujen perusteella, esimerkiksi silloin, kun meneillään on oikeusprosessi.

9.2 Fragus säilyttää tietoja asiakkaista enintään 24 kuukauden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi tehnyt ostoksia tai ollut muuten tekemisissä Fragusin kanssa.

9.3 Fragus säilyttää tietoja tilin omistajista niin kauan kuin hänellä on Fragus-tili.

10. Kenelle henkilötietoja luovutetaan?

10.1 Fragus voi luovuttaa henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, kuten Fragus-konsernin yhtiöille ja muille yhteistyökumppaneille sekä kortti- ja viestintäpalvelujen toimittajille. Fragus voi myös luovuttaa henkilötietojasi osoitepalveluja tarjoaville yrityksille sen varmistamiseksi, että osoitetietosi ovat oikeat.

10.2 Kolmannet osapuolet, joille Fragus luovuttaa tai muulla tavoin tarjoaa asiakasta tai tilin omistajaa koskevia tietoja, saavat käyttää tietoja vain Fragusin ja Fragusin yhteistyökumppaneiden ja konserniyhtiöiden palveluiden ja tuotteiden myyntiin ja markkinointiin tai asiakkaan tai tilin omistajan Fragusin kanssa solmiman sopimuksen mukaisten palvelujen toimittamiseen. Jos olet tehnyt kanssamme sopimuksen vakuutuksesta, henkilötietosi voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle. Jos haet luottoa tuotteen tai palvelun oston yhteydessä, henkilötietosi voidaan luovuttaa luottotietoja tarkistavalle yritykselle.

10.3 Fragus voi luovuttaa henkilötietoja edelleen, jos se on tarpeen sovellettavan lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi, Fragusin oikeutettujen etujen suojaamiseksi tai petosten tai muiden turvallisuuteen liittyvien tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, ehkäisemiseksi tai esiin nostamiseksi.

10.4 Fragus voi luovuttaa henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos jokin Fragusin toimittajista tai yhteistyökumppaneista toimii siellä. Jos henkilötietoja luovutetaan EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, Fragus ryhtyy toimenpiteisiin henkilötietojen jatkuvan suojan takaamiseksi ja henkilötietojen siirtämiseksi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle laillisesti.

10.5 Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman lupaa.

11. Tietosuojakäytännön muuttaminen

11.1 Fragusilla on oikeus muuttaa tietosuojakäytäntöä milloin tahansa. Fragus ilmoittaa sinulle kohtuullisella varoitusajalla tietosuojakäytäntöön tehtävistä muutoksista. Jos et hyväksy muutoksia, sinulla on oikeus irtisanoa Fragusin kanssa solmittu sopimus ennen kuin muutettu tietosuojakäytäntö astuu voimaan. Sopimus irtisanotaan ottamalla yhteyttä Fragusiin. Tilin omistajat voivat valita omilta sivuilta kohdan [lopeta tili].

12. Henkilötietojen suojaus
Haluamme kaikkien pystyvän luovuttamaan henkilötietonsa meille luottavaisin mielin. Fragus on siksi ryhtynyt tarvittaviin turvatoimiin, joilla henkilötiedot suojataan luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Kaikki asiakkaita ja tilin omistajia koskevat tiedot tallennetaan esimerkiksi tietokantaan, joka on suojattu käyttöoikeuksien hallinnalla ja palomuurilla.

13. Omat oikeutesi

13.1 Fragus on vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

13.2 Fragus oikaisee, anonymisoi, poistaa tai täydentää virheellisiksi, epätäydellisiksi tai harhaanjohtaviksi havaittuja tietoja pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan.

13.3 Sinulla on oikeus pyynnöstä
a. Saada pääsy henkilötietoihisi. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää ote henkilötietojesi käsittelystä. Sinulla on myös oikeus saada kopio käsitellyistä henkilötiedoista. Sinulla on oikeus kerran kalenterivuodessa pyytää kirjallisella, allekirjoitetulla hakemuksella ilmaiseksi otetta, josta käy ilmi mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu ja mihin tarkoitukseen ja mille tahoille tietoja on luovutettu tai luovutetaan. Sinulla on myös oikeus saada otteessa tietoa siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin, jos niitä ei ole kerätty sinulta, onko automaattista päätöksentekoa profilointi mukaan lukien käytetty sekä kuinka kauan tietoja säilytetään tai millä perusteella tämä aika on määritelty. Sinulla on lisäksi oikeus saada otteessa tietoa muista oikeuksistasi.

b. Oikaista henkilötietoja. Oikaisemme virheelliset tai epätäydelliset tiedot pyynnöstäsi niin nopeasti kuin mahdollista.

c. Poistaa henkilötietoja. Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietosi poistetaan, jos niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin. Emme välttämättä saa poistaa tietojasi välittömästi, jos asiaan liittyy lakisääteisiä, esimerkiksi kirjanpitolakiin tai verolakiin kirjattuja vaatimuksia. Lopetamme silloin henkilötietojesi käsittelyn kaikkiin muihin tarkoituksiin paitsi lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

d. Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että henkilötietojasi saa käsitellä vain tiettyihin, rajoitettuihin tarkoituksiin. Voit muun muassa pyytää käsittelyn rajoittamista, jos havaitset tietojesi olevan virheellisiä ja olet pyytänyt niiden oikaisua kohdan 12.3 b mukaisesti. Tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen aikana niiden käsittelyä rajoitetaan.

13.4 Fragus tiedottaa jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu kohdan 10 mukaisesti, mahdollisista tietojen oikaisuista tai poistoista sekä käsittelyn rajoituksista.

13.5 Sinulla on oikeus siirtää tietoja. Tämä tarkoittaa, että sinulla on tiettyjen edellytysten täyttyessä oikeus saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

13.6 Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka tehdään edunvertailun nojalla. Jos vastustat tällaista henkilötietojen käsittelyä, jatkamme käsittelyä vain silloin, kun siihen on oikeutettu peruste, joka painaa sinun etuasi enemmän.

13.7 Jos et halua, että henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointiin, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@fragus.se. Kun olemme vastaanottaneet ilmoituksesi vastustamisesta, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tällaiseen suoramarkkinointiin.

13.8 Sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.

14. Yhteystiedot

14.1 Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai henkilötietojesi käsittelystä tai haluat pyytää rekisteriotetta. Yhteystietomme ovat alla.

Klas Tenmark
klas.tenmark@fragus.com